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Intégration Google Calendar

L’intégration Google Calendar lit les données d’agenda de Google Workspace via OAuth. Une fois configurée, votre écran se met à jour automatiquement toutes les 15 minutes avec les dernières réunions, absences et informations sur les visiteurs. Elle fonctionne avec les agendas privés et les agendas de ressources (salles de réunion).

Ce que fait l’intégration

  • Affiche l’état d’une salle de réunion (occupée/libre + réunion en cours + réunion suivante)
  • Affiche l’agenda d’équipe (prochains rendez-vous de toute l’équipe)
  • Combine jusqu’à 5 agendas sur un seul écran
  • Se met à jour toutes les 15 minutes, ou aussitôt avec Actualiser
  • Fonctionne hors ligne sur les lecteurs : le dernier agenda reste visible 24 à 72 heures en cas de coupure d’internet
  • Prend en charge les agendas privés via OAuth, sans lien de partage public
  • Respecte les autorisations de Google Workspace (les restrictions d’administrateur sur les agendas de ressources s’appliquent)

Prérequis

  • Un compte gibeon.io, l’offre gratuite suffit
  • Un compte Google (personnel ou Workspace)
  • Pour les agendas de ressources (salles de réunion) : les droits Workspace pour voir les agendas de ressources

Créer l’intégration

  1. Connectez-vous à app.gibeon.io.
  2. Allez dans Design › Données et cliquez sur Nouvelle source.
  3. Choisissez la source Google Calendar.
  4. Utilisez le bouton qui se connecte à Google et connectez-vous. Accordez le droit de lecture aux agendas que vous sélectionnez explicitement. Vous n’avez besoin de partager aucun agenda publiquement.
  5. Choisissez un ou plusieurs agendas (jusqu’à 5).
  6. Choisissez un préréglage :
    • Porte de salle de réunion pour un agenda de ressource : occupée/libre + compte à rebours
    • Agenda d’équipe pour 1 à 5 agendas ensemble : liste chronologique
    • Vue de la semaine pour la planification sur plusieurs jours
    • Accueil / visiteurs pour les écrans de hall
    • Grille multi-salles pour toutes les salles de réunion à la fois
  7. Enregistrez et faites glisser la source de données sur une playlist ou un écran.

Préréglages

Porte de salle de réunion : occupée/libre + compte à rebours

Affiche un agenda de ressource comme un écran de porte. Nom de la salle, statut (Occupée/Libre), réunion en cours avec titre et organisateur, réunion suivante, compte à rebours « libre pendant X minutes ».

Configuration :

  • Agenda de ressource : par exemple [email protected]
  • Mode privé : choisissez si les titres et les participants sont affichés, ou seulement « Occupée »
  • Branding : nom de la salle, logo, couleurs

Matériel recommandé : une tablette Android de 7 pouces au mur, une TV de 24 pouces via Chromecast, ou un écran e-paper avec un contrôleur séparé.

Agenda d’équipe : liste chronologique

Combinez 1 à 5 agendas dans une liste chronologique d’aujourd’hui et de demain. Pour l’accueil, la cuisine de l’équipe, les espaces communs.

Configuration :

  • Agendas : jusqu’à 5
  • Période : aujourd’hui, aujourd’hui + demain, ou la semaine
  • Filtre privé : afficher ou masquer les événements privés
  • Codage couleur : reprendre celui de Google ou le régler par agenda

Vue de la semaine : blocs de 5 jours

Pour le contexte de planification. Les réunions sous forme de blocs colorés par jour, pour les responsables d’équipe qui veulent voir des tendances.

Accueil / visiteurs

Combinez un agenda « Visiteurs » avec les heures d’ouverture, les infos wifi et un numéro de contact. Pour les écrans de hall où les visiteurs entrent.

Grille multi-salles

Toutes les salles de réunion à la fois dans une grille. Pour une vue d’ensemble centrale de la gestion des installations dans le couloir.

Agendas de ressources (salles de réunion)

Dans Google Workspace, les salles de réunion sont des agendas ordinaires sous « Ressources ». gibeon.io les détecte automatiquement pendant la configuration. Sélectionnez « Salle de réunion Alpha » ou « Salle du conseil 3e étage ». Nous les traitons de la même façon que les agendas personnels.

Les restrictions d’administrateur (certains agendas de ressources ne sont visibles que pour certains utilisateurs dans Workspace) restent valables. Un utilisateur qui n’a pas accès à l’agenda d’une salle ne le reçoit pas non plus à l’écran via gibeon.io.

Confidentialité et réunions sensibles

Trois niveaux de contrôle de la confidentialité :

  1. Au niveau de la réunion dans Google : marquez une réunion comme « Privée ». gibeon.io affiche seulement « Occupée », sans titre ni participants.
  2. Au niveau de l’agenda : choisissez une variante de modèle gibeon.io qui n’affiche toujours que le statut, sans titres.
  3. Au niveau de l’organisation (enterprise) : une politique d’administrateur pour ne pas envoyer de titres de réunions vers des sources de données externes.

Pour les réunions de fusion-acquisition, les entretiens RH et les conseils d’administration, nous recommandons le modèle « Minimal, uniquement le statut » sur tous les écrans de salles de réunion.

Fréquence d’actualisation

Par défaut toutes les 15 minutes. Déclenchement manuel via Actualiser. L’offre Pro prend en charge une synchronisation toutes les 5 minutes pour les écrans de salles de réunion où chaque minute compte (changements de réservation de dernière minute, détection des absences).

En cas de coupure d’internet, le dernier agenda récupéré reste visible 24 à 72 heures dans le cache. Un badge « connexion rétablie » apparaît dès que l’écran est de nouveau en direct.

Autorisations et sécurité

Nous utilisons des autorisations déléguées via Google OAuth2 avec le scope https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly. Droit de lecture uniquement. Aucun droit d’écriture. Aucun accès à d’autres données Workspace que les agendas explicitement choisis.

Pour les administrateurs Workspace : gibeon.io est une app Google OAuth vérifiée. Les politiques Workspace (région des données, conservation, journal d’audit) restent valables. Nous les respectons.

Limites

  • Les mises à jour à la minute ne sont pas prises en charge : 5 minutes au minimum sur Pro, 15 sur l’offre gratuite
  • Réunions de plus de 100 participants : la liste des participants est tronquée à l’écran (les 10 premiers + le total)
  • Événements récurrents avec des exceptions irrégulières : nous affichons les occurrences calculées, pas l’événement d’origine
  • La réservation depuis l’écran (tap-to-book) n’est pas prise en charge pour le moment

Dépannage

« Agenda introuvable » après la connexion

L’utilisateur qui a suivi la procédure OAuth n’a peut-être pas accès à l’agenda. Vérifiez si l’utilisateur peut l’ouvrir dans Calendar.google.com. Si cela ne fonctionne pas, gibeon.io ne fonctionnera pas non plus.

Les agendas de ressources n’apparaissent pas dans la liste

L’administrateur Workspace a peut-être posé une restriction sur « Afficher les agendas de ressources ». Demandez à votre administrateur Workspace d’accorder à l’utilisateur le droit de lecture sur les agendas de ressources, ou de configurer un compte de service dédié pour gibeon.io.

La réunion n’apparaît pas à l’écran

Elle est peut-être marquée comme privée par l’organisateur. Vérifiez les paramètres de l’événement dans Google Calendar. Si « Privé » est actif, nous affichons seulement « Occupée ». Pour que les événements puissent être visibles : demandez à l’organisateur de choisir « Visibilité par défaut » ou « Public ».

Les heures sont décalées d’une heure

Problème de fuseau horaire. Vérifiez si le fuseau horaire de l’agenda correspond à votre lieu. Pour les entreprises multi-sites, un agenda de ressource peut tourner en fuseau horaire européen alors que l’écran se trouve aux États-Unis. Nous utilisons les paramètres régionaux de l’écran, pas le fuseau horaire de l’agenda.

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Tarifs

Gratuit jusqu’à 3 écrans + 1 intégration Google Calendar. Pro 99 €/mois pour 10 écrans + journal d’audit. Business 198 €/mois pour tout Pro avec plus de capacité : vidéo jusqu’en 4K, plus de scènes IA et plus de stockage. Pas de tarif par salle, pas de tarif par réunion : nombre illimité d’intégrations d’agenda dans votre espace de travail.