Ga naar hoofdinhoud

Google Calendar-koppeling

De Google Calendar-koppeling leest agenda-data uit Google Workspace via OAuth. Eens geconfigureerd ververst je scherm elke 15 minuten automatisch met de laatste meetings, out-of-office en bezoeker-info. Werkt met privé-calendars en resource-calendars (vergaderzalen).

Wat doet de koppeling​

  • Toont vergaderzaal-status (bezet/vrij + huidige + volgende meeting)
  • Toont team-agenda (komende afspraken voor het hele team)
  • Combineert tot 5 calendars op één scherm
  • Vernieuwt elke 15 minuten, of meteen via Nu synchroniseren
  • Werkt offline op de spelers — de laatste agenda blijft 24-72 uur zichtbaar bij internetstoring
  • Ondersteunt privé-calendars via OAuth — geen publieke share-link nodig
  • Respecteert Google Workspace permissies (admin-restricties op resource-calendars werken door)

Vereisten​

  • Een Gibeon-account, gratis tier volstaat
  • Een Google-account (persoonlijk of Workspace)
  • Voor resource-calendars (vergaderzalen): Workspace-rechten om resource-calendars te zien

Koppeling aanmaken​

  1. Log in op app.gibeon.io.
  2. Ga naar Data-bronnen en klik op Nieuwe data-bron.
  3. Kies Google Calendar.
  4. Klik op Verbind met Google en log in. Geef leesrecht op de calendars die je expliciet selecteert. Je hoeft geen calendar publiek te delen.
  5. Kies één of meerdere calendars (tot 5).
  6. Kies een preset:
    • Vergaderzaal-deur voor één resource-calendar — bezet/vrij + countdown
    • Team-agenda voor 1-5 calendars samen — chronologische lijst
    • Week-overzicht voor multi-day planning
    • Receptie / bezoekers voor lobby-schermen
    • Multi-zaal raster voor alle vergaderzalen tegelijk
  7. Sla op en sleep de data-bron op een playlist of scherm.

Presets​

Vergaderzaal-deur — bezet/vrij + countdown​

Toont één resource-calendar als deur-display. Zaalnaam, status (Bezet/Vrij), huidige meeting met titel en organisator, volgende meeting, "vrij voor X minuten" countdown.

Configuratie:

  • Resource-calendar: bv. [email protected]
  • Privé-mode: kies of titels en deelnemers worden getoond, of alleen "Bezet"
  • Branding: zaalnaam, logo, kleuren

Aanbevolen hardware: 7-inch Android-tablet aan de muur, 24-inch TV via Chromecast, of e-paper display met aparte controller.

Team-agenda — chronologische lijst​

Combineer 1-5 calendars in een chronologische lijst van vandaag en morgen. Voor receptie, team-keuken, gemeenschappelijke ruimtes.

Configuratie:

  • Calendars: tot 5 stuks
  • Tijdsspanne: vandaag, vandaag+morgen, of week
  • Privé-filter: privé-events tonen of verbergen
  • Color-coding: overnemen uit Google of per calendar instellen

Week-overzicht — 5-dagen-blokken​

Voor planning-context. Meetings als gekleurde blokken per dag, voor team-managers die patronen willen zien.

Receptie / bezoekers​

Combineer een "Bezoekers"-calendar met openingstijden, wifi-info, contactnummer. Voor lobby-schermen waar bezoekers binnenkomen.

Multi-zaal raster​

Alle vergaderzalen tegelijk in een raster. Voor centraal facility-management-overzicht in de gang.

Resource-calendars (vergaderzalen)​

In Google Workspace zijn vergaderzalen gewone calendars onder "Resources". Gibeon detecteert ze automatisch tijdens setup. Selecteer "Vergaderzaal Alpha" of "Boardroom 3e verdieping" — wij behandelen ze identiek aan persoonlijke calendars.

Admin-restricties (sommige resource-calendars zijn alleen zichtbaar voor bepaalde gebruikers in Workspace) blijven gelden. Een gebruiker die geen toegang heeft tot een zaal-calendar, krijgt hem ook niet via Gibeon op het scherm.

Privacy en sensitive meetings​

Drie lagen van privacy-controle:

  1. Op meeting-niveau in Google: markeer een meeting als "Privé" — Gibeon toont alleen "Bezet" zonder titel of deelnemers.
  2. Op calendar-niveau: kies een Gibeon-template-variant die altijd alleen status toont, geen titels.
  3. Op tenant-niveau (enterprise): admin-policy om geen meeting-titels naar externe data-sources te sturen.

Voor M&A-meetings, HR-gesprekken, board-meetings raden we de "Minimal — alleen status"-template aan op alle vergaderzaal-displays.

Refresh-frequentie​

Standaard om de 15 minuten. Manueel triggeren via Nu synchroniseren. Pro-tier ondersteunt 5-minuten-sync voor vergaderzaal-displays waar elke minuut telt (last-minute booking-changes, no-show-detectie).

Bij internet-uitval blijft de laatst-opgehaalde agenda 24-72 uur zichtbaar in de cache. Een "verbinding hersteld"-badge verschijnt zodra het terug live is.

Permissies en security​

Wij gebruiken delegated permissions via Google OAuth2 met https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly scope. Alleen leesrecht. Geen schrijfrechten. Geen toegang tot andere Workspace-data dan de expliciet gekozen calendars.

Voor Workspace-admins: Gibeon is een verified Google OAuth-app. Workspace-policies (data-region, retention, audit-log) blijven gelden — wij respecteren ze.

Beperkingen​

  • Sub-minuut-updates worden niet ondersteund — minimum 5 minuten op Pro, 15 op gratis
  • Meetings met meer dan 100 deelnemers: deelnemers-lijst wordt afgekapt op het scherm (eerste 10 + count)
  • Recurring events met onregelmatige uitzonderingen: wij tonen de berekende instances, niet de master-event
  • Booking VANAF het scherm (tap-to-book) is een roadmap-feature voor Q3 2026

Probleemoplossing​

"Calendar niet gevonden" na verbinding​

De gebruiker die OAuth doorliep heeft mogelijk geen toegang tot de calendar. Check of de gebruiker hem kan openen in Calendar.google.com — als dat niet werkt, werkt Gibeon ook niet.

Resource-calendars verschijnen niet in de lijst​

Workspace-admin heeft mogelijk een restrictie geplaatst op "View resource calendars". Vraag aan je Workspace-admin om de gebruiker leesrecht op de resource-calendars te geven, of om een dedicated service-account voor Gibeon op te zetten.

Meeting verschijnt niet op scherm​

Mogelijk privé-marked door de organisator. Check de Google Calendar-event-instellingen — als "Privé" actief is, tonen wij alleen "Bezet". Voor wel-zichtbaar-mogen-events: vraag de organisator om "Standaard zichtbaarheid" of "Publiek".

Tijden zijn een uur verkeerd​

Time-zone-issue. Check of de calendar-tijdzone matcht met je locatie. Voor multi-locatie-bedrijven kan een resource-calendar in EU-tijdzone draaien terwijl het scherm in een US-locatie staat — wij gebruiken de scherm-locale, niet de calendar-tijdzone.

Aanverwante landingspagina's​

Tarieven​

Gratis tot 3 schermen + 1 Google Calendar-koppeling. Pro €99/maand voor 10 schermen + audit log. Business €198/maand voor 10 workspaces. Geen per-zaal-tarief, geen per-meeting-tarief — onbeperkt aantal calendar-koppelingen binnen je workspace.