Déclaration de confidentialité

1. Wie zijn wij?

You and the World VOF, gevestigd te Koestraat 224, 8800 Roeselare, België (KBO: BE1007.344.802), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Koestraat 224
8800 Roeselare
België
E-mail: [email protected]

Functionaris Gegevensbescherming:
Matthias Braekevelt
E-mail: [email protected]

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam

Van prospects, de bedrijven die wij zakelijk benaderen, bewaren wij de zakelijke contactgegevens van hun contactpersonen: naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijf. Die gegevens komen uit een formulier dat u invult, uit een gesprek met ons, uit een openbare bron zoals de website van uw bedrijf, of uit een lijst die wij importeren. Krijgt u van ons een link naar een persoonlijke demo, dan zien wij hoe vaak en wanneer u die opent.

3. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken en beheren van uw account
• Het leveren van onze digital signage diensten
• Het versturen van service-gerelateerde communicatie
• Het verbeteren van onze dienstverlening
• Het mailen van prospects over onze diensten

4. Rechtsgrond

De verwerking van uw gegevens is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst die u met ons aangaat wanneer u gebruik maakt van onze diensten.

Gegevens van prospects verwerken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke prospectie (artikel 6.1.f AVG).

5. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld. Uw gegevens worden bewaard zolang u een actief account heeft. Na beëindiging van uw account worden uw gegevens binnen 30 dagen verwijderd.

Gegevens van prospects bewaren wij tot u ons vraagt ze te verwijderen. Een uitgeschreven adres blijft daarna op de blokkeerlijst uit punt 10.

6. Delen met derden

Wij delen uw gegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten en voor het mailen van prospects. Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners:

• Database-hosting - Frankfurt, Duitsland, EU
• Website-hosting en beveiliging - wereldwijd CDN
• Video content delivery - EU
• Verzending van e-mail - Ierland, EU
• AI-dienst voor concepten van mails - Verenigde Staten

Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.

De AI-dienst kan een concept van een mail aan een prospect schrijven. Een medewerker leest elk concept na voordat de mail vertrekt.

7. De gibeon.io player-app voor Samsung-tv's

Dit onderdeel gaat over de gibeon.io player-app die u uit de Samsung-appstore op een Samsung-tv installeert. Het zegt wat de app verstuurt, hoe lang dat bewaard blijft en wie het verwerkt. Het geldt naast de rest van deze verklaring.

De app op de tv stuurt geen serienummer, geen schermafbeeldingen en geen gegevens van een camera, microfoon of kijker.

Doel: het scherm koppelen aan de account van de klant, de inhoud van de klant tonen, de gezondheid van het scherm bewaken, en fouten vinden en herstellen.

Rechtsgrond: de overeenkomst met de klant van wie de account is, en de toestemming die wordt gegeven door het scherm te activeren.

Zonder toestemming: activeer het scherm niet. De app toont dan alleen de koppelcode en stuurt alleen wat voor het koppelen nodig is (de rijen met "voor de activatie" in de tabel hierboven).

Toestemming intrekken: verwijder het scherm in app.gibeon.io, of verwijder de app van de tv. Als u het scherm verwijdert, verdwijnen de heartbeat-gegevens, de aanmelding met de apparaatgegevens, het afspeellog en de dagelijkse statusrecords van dat scherm meteen. Wilt u dat de gebruiksgegevens in PostHog ook worden verwijderd, schrijf dan naar [email protected].

Inhoud van derden: een inhoudsblok dat een klant toevoegt, kan inhoud van derden op de tv laden. Die partij ontvangt dan het IP-adres van de tv. Het gaat om YouTube bij een YouTube-blok, Google Fonts bij sommige datasjablonen, en de beeldhosts van de gegevensbron van een klant.

8. Instagram-posts op een scherm

Dit onderdeel geldt wanneer een klant een Instagram-account koppelt om de posts ervan op de eigen schermen te tonen. De klant doet dat door in te loggen met Instagram en akkoord te gaan op het toestemmingsscherm van Instagram. Alleen zakelijke en creator-accounts kunnen gekoppeld worden. Het geldt naast de rest van deze verklaring.

Wat wij lezen: de naam en de gebruikersnaam van het account, de profielfoto, het aantal volgers en het aantal berichten. Van de laatste 25 posts lezen wij de afbeeldingen (bij een video de omslagafbeelding), de tekst, het aantal vind-ik-leuks, de datum en de link naar de post. Wij lezen niets anders en plaatsen niets op het account. De toegangssleutel die Instagram ons geeft, wordt versleuteld bewaard en wordt alleen gebruikt om deze posts op te halen.

Waarom: om deze posts op de eigen schermen van de klant te tonen, en voor niets anders. Wij verkopen deze gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.

Waar het bewaard wordt: wij bewaren een kopie van de afbeeldingen op onze eigen beeldopslag, zodat de schermen ze niet bij Instagram moeten laden. Die opslag wordt geleverd via het content delivery network uit punt 6.

Hoe vaak: wij halen elke 30 minuten nieuwe posts op. Het aantal vind-ik-leuks, volgers en berichten wordt hoogstens één keer per dag bijgewerkt.

Hoe lang: een post, met zijn afbeeldingskopieën, wordt verwijderd zodra hij niet meer bij de laatste 25 posts hoort, bijvoorbeeld omdat hij op Instagram is verwijderd of door nieuwere posts is verdrongen. Ontkoppelt de klant het account, dan wissen wij de toegangssleutel meteen, verdwijnen de posts meteen van de schermen en worden de afbeeldingskopieën gewist. Een scherm bewaart ook de twee versies van zijn programma van vóór de huidige, als reserve, en daarin kunnen de teksten van de posts nog staan. Een dagelijkse opruiming wist zo'n oudere versie zodra er drie nieuwere versies van dat scherm zijn, wat meestal binnen enkele dagen gebeurt. Eindigt de account van de klant bij ons, dan worden de gegevens binnen 30 dagen verwijderd, zoals in punt 5.

Rechtsgrond: de overeenkomst met de klant van wie de account is, en de toestemming die de klant geeft op het toestemmingsscherm van Instagram.

Zo laat u het verwijderen:

• Klik op Ontkoppelen op de Instagram-kaart van de gegevensbron in app.gibeon.io. De posts verdwijnen meteen van de schermen en onze kopieën van de afbeeldingen worden gewist.
• Stuur via de instellingen van Instagram, waar u de apps beheert waaraan u toegang gaf, een verzoek om gegevens te verwijderen. Wij wissen dan de posts, de afbeeldingskopieën, de toegangssleutel en de naam van dat account en tonen u een pagina met de status van uw verzoek. De oudere versies van het programma van een scherm worden opgeruimd zoals hierboven beschreven.
• Schrijf naar [email protected].

Verwijdert u alleen de app in Instagram, dan halen wij geen nieuwe posts meer op en wissen wij de toegangssleutel, maar de posts die al op de schermen staan, blijven daar tot de klant het account ontkoppelt of opnieuw koppelt. Gebruik een van de opties hierboven om ze te laten verwijderen.

9. Gegevens buiten de EU

Cloudflare verwerkt gegevens wereldwijd via hun CDN-netwerk. Deze verwerking voldoet aan de Europese privacywetgeving door middel van Standard Contractual Clauses (SCC's).

De AI-dienst voor concepten van mails verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Ook die doorgifte steunt op Standard Contractual Clauses (SCC's).

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• Uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• Bezwaar te maken tegen de verwerking
• Uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
• Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Elke mail aan een prospect bevat een link om u uit te schrijven. Een uitgeschreven adres houden wij op een blokkeerlijst, zodat wij het nooit opnieuw mailen. Dat adres blijft op die lijst, ook als u ons vraagt uw andere gegevens te verwijderen. U kunt ook altijd bezwaar maken tegen die mails via [email protected]. Dan mailen wij u niet meer.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via [email protected].

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Dit omvat encryptie van gegevens in transit en in rust, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.